La Universidad de Talca tomó la decisión de cambiar su servicio de impresión por uno más eficiente con el fin de eliminar los cuellos de botella producidos en las salas de comunicación y laboratorios en donde los alumnos hacían largas filas frente a los computadores dispuestos para imprimir y en los cuales descargaban sus trabajos para luego imprimirlos.
"Teníamos un servicio de impresión muy artesanal en el cual los alumnos debían hacer largas colas para poder utilizarlo", dijo Luis Valenzuela, director de operaciones, dirección de tecnologías de la información, Universidad de Talca. "Además de su lentitud y poca eficiencia, la calidad de las páginas impresas era muy baja, por lo cual los estudiantes tenían un pésimo concepto del servicio".
La Universidad deseaba además reducir o eliminar los costos asociados al mantenimiento de impresoras, suministros, personal de soporte, mantenimiento de máquinas y equipos de reposición.
ACT S.A. en conjunto con Lexmark, presentó la mejor solución en términos de costos, servicio, flexibilidad y calidad de la solución. Para esto se desarrolló una solución de impresión basada en cuotas para brindar servicios de impresión a más de 7.000 estudiantes en los campus de Talca y Curicó en donde se reemplazaron 28 máquinas antiguas de diversas marcas por 20 equipos de impresión Lexmark modelo T644 que fueron ubicados en los laboratorios de computación y en sitios de alto tráfico de estudiantes y que dan servicio a más de 500 computadores. Además la solución cuenta con beneficios tales como soporte técnico inmediato en sitio, suministros permanentes, stock de repuestos y máquinas de reemplazo.
De igual forma, la solución contempló la instalación de dos quioscos que ofrecen el servicio de impresión en la modalidad de autoservicio durante las 24 horas. "La nueva solución estuvo lista en marzo de 2009, lo cual coincidió con el regreso a clases del primer semestre", dijo Luis Valenzuela.
Antes de utilizar los servicios de impresión, la Universidad registraba un volumen de impresión cercano a los 2 millones de páginas por semestre; hoy, esta cifra ha aumentado debido a la facilidad de uso de la solución que eliminó la congestión en los centros de datos. "Las largas filas de alumnos frente a las terminales de impresión son cosa del pasado", aseguró Luis Valenzuela. Hoy, un estudiante se autentica en cualquier computador del campus y envía sus documentos a imprimir con gran eficiencia y calidad".
También se ha incrementado la compra de cuotas adicionales de impresión, ya que los alumnos agotan más rápido su cuota de 360 páginas asignadas por semestre, lo cual está volviendo más rentable este centro de costos en la Universidad.
"Ahora contamos con un sistema de impresión de alta disponibilidad que eliminó los tiempos muertos por mal funcionamiento o ausencia de suministros", dijo Luis Valenzuela. "De igual forma, el concepto de los estudiantes ha cambiado favorablemente elevando la percepción de nuestros servicios".
La Universidad de Talca controla con mayor eficiencia su actividad de impresión y obtiene indicadores de gestión que le permiten evaluar su servicios, consistencia y calidad.
Los servicios tercerizados de impresión en las universidades les permite resolver favorablemente el problema de asignación y consumo de cuotas por los alumnos al tiempo que elimina la adquisición de activos que cuesta dinero mantenerlos y se vuelven obsoletos rápidamente.
Además, este esquema de Outsourcing permite incluir los servicios de soporte, gestión, máquinas de reemplazo, insumos y personal, con un costo marginal que se deduce de las cuotas de impresión asignadas a los estudiantes.
"Los resultados del proyecto han sobrepasado nuestras expectativas al punto que hemos tomado la decisión de ampliarlo al área administrativa y docente", finalizó Luis Valenzuela. "Para el primer trimestre del 2010 cerca de 600 empleados y 300 profesores podrán utilizar nuestros servicios de impresión tal como lo hacen nuestros alumnos en la actualidad".